Privacy beleid

Register van verwerkingsactiviteiten

1  Persoonsgegevens

De volgende persoonsgegevens leg ik vast op een papieren formulier voor
administratie doeleinden en om contact op te kunnen nemen over afspraken. Op dit formulier  wordt niets vastgelegd over de inhoud van de coaching.

-Naam, adres, postcode, woonplaats van de cliënt.

-Telefoonnummer en e-mail van de cliënt.

Bijzondere persoonsgegevens

Naast bovengenoemd formulier , houd ik een summier digitaal cliëntendossier bij om de cliënt effectief te kunnen
begeleiden. Dit cliëntendossier is digitaal en versleuteld opgeslagen onder een
wachtwoord met alleen de voornaam van de cliënt en de maand van het eerste gesprek. In het dossier staan geen telefoonnummer, email en adresgegevens van de cliënt.

Ik ben als begeleider de enige die toegang heeft tot het dossier.

Alleen als dit van belang is voor de begeleiding,
kunnen  de volgende bijzondere
persoonsgegevens worden genoemd in het cliëntendossier:

– Godsdienst of levensovertuiging;
– Gezondheid;
– Zaken m.b.t. de seksualiteit;
– Mogelijke strafrechtelijke gegevens zoals een melding bij Veilig Thuis, begeleiding
door jeugdzorg, geweldconflicten in het gezin.

2  Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt

Om de cliënt effectief te kunnen begeleiden, houd ik een cliëntendossier bij met de
summiere inhoud van de gesprekken. Ik bewaar het cliëntendossier in principe niet.
Na beëindiging van de begeleiding verwijder ik het dossier. Als de cliënt erom vraagt kan het dossier na (voorlopige) beëindiging van het coachtraject worden bewaard tot maximaal 2 jaar.

Voor mij als coach geldt op grond van mijn beroepscode een geheimhouding splicht.

3  Hoe informeer ik de cliënt en welke rechten heeft hij

– Ik informeer de cliënten mondeling over het dossier tijdens de intake.
– Deze nformatie ligt vast in een schriftelijke overeenkomst. Een voorbeeld is
bijgesloten.
– Op mijn website staat dit register van verwerkingsactiviteiten onder het kopje
’Privacy beleid’.
– Ik vraag bezoekers van mijn site om hun naam, e-mailadres en/of telefoonnummer in te vullen.
Ik leg op de contactpagina uit waarvoor deze persoonsgegevens zijn en wat ik ermee doe.
Een cliënt kan op elk moment tijdens het coachtraject of aan het eind daarvan vragen
om een kopie van zijn dossier en mag daarnaast vragen om gegevens te
wijzigen  of te wissen. De kopie wordt
geprint en persoonlijk overhandigd.

4 Alleen ik werk met de dossiers

Ik ben ZZP-er en ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Vanuit de
beroepscode heb ik een beroepsgeheim.
Ik bepreek wel eens met collega’s, of in intervisiegroepen casuïstiek uit de
praktijk. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar

5 De beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossiers)

Ik werk met een papieren afsprakenformulier met adresgegevens. Deze worden in
een afgesloten kast bewaard.
Ik werk met een digitaal cliëntendossier dat is versleuteld en beveiligd met een
wachtwoord. In dit dossier staat alleen de voornaam van de cliënt.
Ik maak regelmatig een back-up van mijn cliëntbestanden.

6 Met de volgende externen heb ik een verwerkerscontract afgesloten

Ik heb een verwerkersovereenkomst afgesloten met:

1. Mijn accountant. Hij ziet alleen de papieren facturen en
dus de adresgegevens van mijn cliënten.  Op de factuur staat geen gevoelige informatie,
alleen de omschrijving ‘training’  of  ´coaching’.

7 Datalekken

Ik begrijp wanneer ik een datalek moet melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en
zal daar naar handelen. Ik heb afspraken gemaakt in de verwerkersovereenkomst
met leveranciers en ik word  daardoor tijdig geïnformeerd als er een datalek is geweest.

Overveen

25 mei 2018

 

HALLINK COACHING EN TRAINING   Privacy document

UW PRIVACY

Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk dat ik als
uw coach een dossier bijhoud. Uw dossier bevat aantekeningen over uw hulpvraag,
uw sociale situatie en wat wordt besproken tijdens de sessies.

Ik doe mijn best om uw privacy te waarborgen. Dit
betekent onder meer dat ik:

•         zorgvuldig omga met uw persoonlijke gegevens,

•         er voor zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens

Als uw coach heb ik als enige toegang tot de gegevens in uw dossier. Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht
(beroepsgeheim).

De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de
volgende doelen gebruikt worden:

a.   Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.

b.   Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat ik een factuur kan opstellen.

c.    Incidenteel om anderen te informeren, bijvoorbeeld de werkgever als die het
traject betaalt en de coaching is afgerond of bij een verwijzing naar een ander
professional.  Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.

Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal ik u eerst informeren
en expliciet uw toestemming vragen.

De gegevens in uw dossier worden na afsluiting van uw traject verwijderd. Gedurende uw traject, kunt u altijd inzage vragen in uw dossier. Ik overhandig u dan een print.

PRIVACY OP DE FACTUUR

Op de factuur die u ontvangt, staan de volgende gegevens:

•       uw naam, adres en woonplaats

•       de data van de sessies

•       een korte omschrijving van de begeleiding, bijvoorbeeld ‘coaching’  of  ’training’.

•       de kosten van de sessies.